Manual de Procedimientos – Facturación Electrónica con TRIBU (Versión 4.4)

Finube pone a disposición de sus clientes esta guía oficial para la correcta implementación de los cambios en la facturación electrónica exigidos por el Ministerio de Hacienda con la entrada en vigencia de TRIBU 4.4.

Este manual describe los ajustes que deben realizarse en el sistema, tanto para el emisor como para el receptor, con el fin de cumplir la nueva normativa.

1. Consideraciones Generales

  • La versión 4.4 de factura electrónica requiere el uso obligatorio del código de actividad económica del receptor (cliente).

  • La mayoría de las adaptaciones al sistema son de carácter técnico y ya han sido implementadas por Finube; sin embargo, ciertos pasos requieren acciones por parte de los usuarios.

  • Es responsabilidad de cada empresa verificar y mantener actualizada la información de las actividades económicas de clientes y emisores antes de emitir documentos electrónicos.

2. Paso Previo Obligatorio

Antes del 1º de setiembre de 2025, cada empresa debe:

  • Solicitar y confirmar a sus clientes los códigos de actividades económicas que serán utilizados para la facturación.

  • Verificar que las actividades estén debidamente autorizadas y vigentes en el sistema TRIBU.

  • Actualizar los registros de clientes en el sistema (Xero/Finube) para evitar rechazos en la transmisión de comprobantes electrónicos.

3. Código de Actividad Económica del Receptor (Cliente)

  1. En Xero, ingrese al módulo de contactos.

  2. Seleccione el cliente correspondiente.

  3. En la sección Business Information, ubique el campo Fax number.

  4. Ingrese el código de actividad económica del cliente en este campo.

    • Si el código es válido, quedará registrado como default en el XML de la factura.

Alternativa con referencia para una segunda Actividad Económica

  • En caso de que el cliente posea otra Actividad Económica, es posible especificar el código directamente en el campo Referencia de la factura.

  • En este caso, debe utilizarse el formato:
    AER-000000 (Siempre las letras AER seguidas de un guión y el código no puede exceder los 6 dígitos)
     Ejemplo:
    AER-172678

  • Si el código en referencia es válido, sustituirá al configurado en el contacto del cliente.

  • Cuando se genere un Tiquete Electrónico, no es necesario ingresar ni especificar actividad económica del cliente.

4. Código de Actividad Económica del Emisor (Empresa)

  • En Fibooks, cada compañía tiene configurada una actividad económica por defecto.

  • Si la factura requiere emitirse con otra actividad económica distinta, debe incluirse en el campo Referencia de la factura en Xero, con el formato:
    AEE-000000
     Ejemplo:
     AEE-453218 /// Factura de servicios

  • Cuando el código es válido, será utilizado en el XML en lugar de la actividad configurada en Fibooks.

5. Separador de Referencia

  • El símbolo utilizado como separador en la referencia es:
    /// (tres slash consecutivos)

  • Si no se utiliza este separador, el sistema no leerá ningún código, incluso si este fue especificado.

6. Validaciones y Buenas Prácticas

  • Confirme siempre que los códigos de actividad económica utilizados sean válidos y autorizados por Hacienda.

  • Mantenga actualizados los contactos de clientes en Xero y la información de la empresa en Fibooks.

  • Utilice el separador /// en las referencias cuando combine varios códigos o anotaciones.

  • Revise periódicamente las facturas emitidas para asegurar la correcta aplicación de los códigos.

7. Soporte y Asistencia

El equipo de Finube está disponible para resolver cualquier consulta técnica o administrativa relacionada con la implementación de TRIBU.

📧 Correo: sergio@finube.com